Slechte regie bij kantoorinrichting kost opdrachtgevers meer dan verwacht

Bij grote kantoorinrichtingsprojecten is de vraag wie de regie voert allesbepalend. Wout Monseurs wijst op de sleutelrollen die hierbij een rol spelen, de fouten die regelmatig worden gemaakt en de situaties waarin een externe projectinrichter onmisbaar is. Zonder duidelijke aansturing dreigt een project te verzanden in onduidelijke verantwoordelijkheden.

Een veelgemaakte keuze — zelf als opdrachtgever alle leveranciers coördineren — pakt volgens Wout Monseurs bijna altijd verkeerd uit. De organisatie stelt dat dit niet alleen operationeel misgaat, maar ook financiële consequenties heeft die opdrachtgevers onderschatten. Daarnaast signaleert Wout Monseurs dat een slechte werkplek duizenden euro's kan kosten, maar dat die verborgen kosten zelden op de juiste manier zichtbaar worden gemaakt richting management.

Huisvestingsverantwoordelijken en inkopende partijen die een kantoorinrichting in eigen beheer willen aansturen, lopen het risico de werkelijke projectkosten te onderschatten. De combinatie van coördinatielast, leveranciersafhankelijkheden en de indirecte kosten van een niet-functionerende werkplek maakt dat de businesscase voor externe projectregie in veel gevallen sterker is dan op voorhand aangenomen. Het inzichtelijk maken van die kosten — naar eigen management toe — is daarbij een eerste en noodzakelijke stap.