Linda van Yperen over het meest onderschatte vak in Facility Management

Linda is jarenlang facilitair professional geweest en houdt zich nu vanuit JORLINX bezig met contractbeheer voor het MKB. Waar de meesten een administratieve verplichting zien, ziet zij kansen: kostenbesparingen, betere afspraken en risico's die niemand in kaart heeft. We spraken haar over hoe het kan dat veel bedrijven geld laten liggen zonder het door te hebben.

"Een saai onderwerp? Absoluut niet"

We beginnen eerlijk: contractbeheer voelt als een onderwerp waar niemand warm voor loopt. Linda lacht, en draait het meteen om.

Als ik aan contractbeheer denk, denk ik aan een saai onderwerp. Wat zie jij dat ik niet zie?

"Kansen. Veel ondernemers sluiten een contract af, zijn blij dat het rond is, en gaan zich weer richten op hun core business. Heel begrijpelijk. Maar daardoor lopen die contracten stilzwijgend door en laten ze enorm veel liggen. Kostenbesparingen, maar ook performance: presteert de leverancier wel zoals je hebt afgesproken? En risico's die ze niet in kaart hebben. Een saai onderwerp? Absoluut niet."

De reden dat contracten toch in de la belanden is volgens haar geen desinteresse. Het is een combinatie van tijd en expertise.

We houden allemaal van kosten besparen. Waarom kijken bedrijven er dan niet naar?

"MKB'ers zijn druk met ondernemen en hebben simpelweg de tijd niet. En het is een expertise. Als je niet weet hoe een contract in elkaar zit, of waar je op kunt besparen, dan wordt het lastig om dat te achterhalen."

Dat onderscheid is belangrijker dan het lijkt. Wie denkt dat bedrijven hun contracten verwaarlozen uit gemakzucht, snapt het probleem niet. Geen enkele ondernemer zegt "contractbeheer boeit me niet". Ze komen er alleen niet aan toe en ze weten vaak niet waar ze moeten kijken.

Het lek dat je niet voelt

Een contract dat lijkt te lopen, is niet hetzelfde als een contract dat levert wat je betaalt. 

"Neem een kantoor met vijftien man en een schoonmaakcontract. Je hebt afgesproken dat er twee keer per dag een schoonmaakronde wordt gedaan, maar in de praktijk gebeurt het één keer. Als ondernemer denk je: het is toch schoon, ze doen wat gevraagd wordt. Maar in het contract staat twee keer. Dus je betaalt elke dag voor een dienst die je niet geleverd krijgt."

En dat blijft niet klein.

“Als je dat een paar jaar terugrekent, schrik je van de kosten. Dat liep in dit specifieke voorbeeld tot zo’n €50.000. Dus het eerste wat ik heb gedaan, is met die schoonmaakpartij om tafel gaan en uiteindelijk is dat met terugwerkende kracht gecorrigeerd. Dat vonden ze niet zo grappig."

Vijftigduizend euro. Weggelekt, niet door slecht werk, maar doordat niemand het contract naast de werkelijkheid legde. En let op wat ze zegt: de leverancier is medeverantwoordelijk. Afhankelijk van de situatie kun je hierover met de leverancier afspraken maken en soms ook met terugwerkende kracht tot een oplossing komen.

Dat maakt het punt breder dan alleen kwaliteit. Zelfs als een dienstverlener goed werk levert, kan het zijn dat hij diezelfde kwaliteit voor minder werk levert dan afgesproken en jij het verschil betaalt. Ook als alles goed lijkt te gaan, is er dus reden om aan de bel te trekken.

"Vaak als het goed gaat, hoor je bedrijven niet. Dat snap ik ook. Maar juist daar blijven kosten en kansen liggen, ook om dingen anders af te spreken."

En dat gesprek hoeft geen gevecht te zijn. Sterker nog, Linda ziet het als iets waar beide partijen beter van worden.

Denkt zo'n dienstverlener niet: daar gaan we weer, elk half jaar onderhandelen?

"Het is juist goed om met elkaar in gesprek te blijven. Dan weet je wat er bij elkaar speelt. Het gaat niet alleen om de kostenbesparingen, het is een moment om te sparren over performance, over risico's, over duurzaamheid, over de visie van beide bedrijven. Kijken wat er speelt."

Een contract is een contract

Is er een sector waar de meeste winst te halen valt? Schoonmaak, vastgoed, ICT? Linda verwerpt de vraag. Voor haar is besparing niet sectorafhankelijk.

"Op alle contracten valt winst te behalen. Of je nu een contract hebt in warehousing, in de zorg voor handschoenen, of in de IT voor het leveren van desktops, een contract is een contract. Op alles wat langer loopt dan zes maanden valt winst te behalen. Dat is echt een standaard."

Die zes maanden komen steeds terug. Waarom juist die grens?

Waarom zes maanden? Verandert de markt, of is het een typisch optimalisatie moment?

"Beiden. Vergelijk het met je internet- en tv-abonnement thuis: dat loopt stilzwijgend door, maar zodra je aan de bel trekt bij je provider krijg je korting. Bij zakelijke contracten werkt dat net zo. Daar blijft nu enorm veel geld liggen, niet omdat de wil er niet is, maar omdat de tijd en de expertise ontbreken."

Ook lange contracten, zoals in real estate, zijn geen uitzondering. Meerjarige contracten afsluiten is volgens haar in principe onverstandig, tenzij je een scherp contract neerlegt. En het gaat niet altijd om overstappen: bij een zakelijke relatie is de bestaande leverancier vaak nog steeds de beste keuze.

"Ik zou altijd eerst proberen om er met je eigen leverancier uit te komen. Tenzij de relatie beschadigd is. Overstappen is niet altijd de beste keuze."

Het gaat dus niet om wantrouwen of hard onderhandelen om het onderhandelen. Het is een moment van stilstaan: hebben we nog nodig wat we destijds afspraken, en is er iets veranderd?

Van administratie naar stuurmiddel

Volgens Linda werk je al gauw met tientallen leveranciers zonder het door te hebben: schoonmaak, catering, beveiliging, afvalverwerking, onderhoud, leaseauto's, mobiele telefonie. Vanaf zo'n twintig tot dertig contracten, zegt ze, moet je er echt iets mee, niet per se iemand in dienst nemen, maar er wél grip krijgen.

De grootste valkuil is het gebrek aan overzicht. Contracten worden afgesloten en daarna nauwelijks nog actief beheerd. Opzegtermijnen worden gemist, er wordt betaald voor diensten die niet meer nodig zijn, prijsafspraken blijven ongewijzigd. Soms is een contract zelfs helemaal zoek en moet Linda het opvragen bij de leverancier of blijkt het nooit zwart-op-wit gezet.

Contractbeheer wordt strategischer, verwacht ze. Het gaat allang niet meer alleen over einddata bewaken.

"Organisaties willen steeds meer grip en inzicht op hun leveranciersketen. Het gaat over duurzaamheid, over ESG-certificering, over leveranciersprestaties en risicobeheersing. Verduurzamen staat bij veel bedrijven bovenaan — soms zelfs boven de kosten. En de enige manier om dat voor elkaar te krijgen, is door naar je contracten en je leveranciers te kijken."

Zo verschuift contractbeheer van een administratieve taak naar een stuurmiddel voor de bedrijfsvoering. Logisch, eigenlijk: je afspraken met leveranciers raken je kosten, je risico's én je duurzaamheidsdoelen tegelijk.

Het advies: wacht niet

Wat zou ze een facility manager meegeven om morgen anders te doen?

"Wacht niet tot een contract afloopt om er weer naar te kijken. Juist tijdens de looptijd zit de meeste winst. Vaak zijn er besparingen mogelijk, of kun je risico's beperken en afspraken verbeteren — zonder dat daar grote investeringen voor nodig zijn. Dus wacht er niet mee."

Dat is de kern. 

Contractbeheer is geen jaarlijkse afvink oefening rond de verlengdatum. Het is iets wat continu loont.