Antonio Kouwenberg over de noodzaak van digitaliseren in de schoonmaak

In deze aflevering van Behind the Building praten we over digitaliseren in de schoonmaak — een onderwerp dat minder sexy klinkt dan een schoonmaakrobot, maar dat volgens Antonio bepaalt welke bedrijven de komende jaren nog meedoen en welke niet.

De rode draad: zorg dat je basis op orde is, laat de software vóór je werken, en durf afscheid te nemen van oude systemen die niet bijdragen aan innovatie.

Een branche die zichzelf opnieuw uitvindt

We beginnen bij de toekomst.

Wat maakt jou enthousiast over de toekomst van de schoonmaaksector?

"Dat de markt alleen maar toeneemt — in grootte, maar ook in hoe hij in de maatschappij staat. Het is heel lang traditioneel geweest, en nog steeds, maar uit elke hoek komt nu een kentering om de doorslag te maken naar een professionelere branche. Iedereen kent het oude sentiment: er wordt met een schuin oog naar de schoonmaak gekeken. Maar dat is de afgelopen jaren zó vaak gezegd dat er nu echt verandering in komt."

Wat opvalt: die verandering komt niet van buiten, maar van binnenuit. Antonio noemt de branchevereniging Siev, en initiatieven als IOMANI, Social Cleania, Clonefy en TranspaClean.

Dat het lang stil bleef, heeft volgens hem een simpele oorzaak: schoonmaak valt alleen op als het misgaat.

"Als je er niet in zit, ken je even ongenuanceerd gezegd die poetsvrouw op je school en meer niet. Is het vies, dan denk je: wat een slecht bedrijf. Is het piekfijn, dan valt het niet eens op, het hoort schoon te zijn. Daarom kwamen de innovaties lang niet van buiten. Nu komen ze uit de branche zelf."

Digitalisering is geen Excel op je computer

Bij innoveren in de schoonmaak denken de meeste mensen aan een betere mop of een robot. Antonio zit ergens anders: op het digitaliseren van processen. Maar wat betekent dat woord eigenlijk?

Wat betekent digitalisering binnen de schoonmaak? Waar moet je aan denken?

"Excel is in principe ook digitaal, dat staat op je computer. Maar planning via Word en Excel zie ik niet als digitalisering. Er zijn nog bedrijven die hun planning op een whiteboard doen. Digitalisering is voor mij: al je processen bundelen in één softwaresysteem en automatiseren. Je moet niet één handeling zes keer doen, het moet zo efficiënt mogelijk kunnen. Zo ben je bezig met het vak, en niet met administratie."

Dat is niet alleen een gevoelskwestie, het is meetbaar. De backoffice van schoonmaakbedrijven krimpt zichtbaar: waar dat vroeger 10% van het personeelsbestand was, is het nu richting 1%. Antonio pakt het bedrijf van zijn vader erbij, waar hij ooit met dit project begon.

"Daar werken ze nu met anderhalve fulltimer op de backoffice en 90 mensen in de buitendienst. Vroeger stonden daar zeven fulltimers achter de computer. Die zeven waren vooral repetitieve taken aan het uitvoeren; nu kunnen ze controles doen en praten met de mensen op de werkvloer. En dat is wat je als schoonmaakbedrijf moet doen, bij die mensen zijn, de schoonmaak aansturen. Niet een controle overtypen in zes documenten omdat je het zo moet waarborgen."

De software moet letterlijk met je en vóór je werken

Het slechte huwelijk

Als het zo logisch is, waarom digitaliseert de branche dan niet massaal? 

Antonio ziet in Nederland gelukkig een markt die openstaat voor innovatie — in het buitenland, waar Klien IT ook pilots draait, moet je nog uitleggen dat je moet digitaliseren; hier zoekt men al naar de beste tool. Maar de échte drempel zit vanbinnen.

Waardoor gaat de branche in de praktijk niet vanzelf op zoek naar de slimste oplossing?

"Het is bedrijfskritische software, dus je moet een andere manier van werken aanleren. Mensen blijven graag bij het bekende wat ze hebben. Ook al is het een slecht huwelijk, je weet in ieder geval wat je hebt. En je weet niet of het nieuwe beter is. Zeker als je al dertig jaar met een stoffig systeem werkt, is dat een drempel. Bang voor het onbekende, ook al weet je dat het onbekende beter is."

Dat sentiment is hardnekkig. Antonio heeft schoonmaakbedrijven gesproken die zichzelf "haters" noemen van hun eigen leverancier en toch niet verder kijken naar nieuwe oplossingen.

Het venijn zit in de herinnering. Veel bedrijven hebben ooit een dramatische software-migratie meegemaakt, en dat is wat blijft plakken.

"Ik hoor: de vorige keer was het zo'n gedoe, we waren de hele zomervakantie aan het overtypen. Het enige verschil is dat dit 2002 was. Dat zit nog steeds in hun hoofd. Terwijl overstappen nu niet meer moeilijk is, je kunt veel importeren. Een bedrijf start 1 november  met implementeren en 1 januari draait alles, inclusief boekhouding en urenadministratie."

Zijn advies om die drempel te slechten is verrassend nuchter: begin klein.

Kijk eerst kritisch naar je eigen organisatie: wat zijn we nu eigenlijk aan het doen? En zet niet in één keer alles om. "Pak één onderdeel, dan ben je al efficiënter bezig." 

AI: menselijker maken door slimmer te automatiseren

AI is hét buzzword, geeft Antonio direct toe. Maar je moet het toepassen daar waar het nuttig is en dat vraagt om kritisch kijken per functie, niet om "doe maar iets met AI in het kopje personeel". Klien IT bouwt daarom een AI oplossing die dwars door de organisatie data kan kijken.

Kun je een concrete use case noemen?

"Neem de planning. Je hebt openstaande diensten. De vaste planner kent iedereen uit zijn hoofd — maar die is ziek, en iemand anders kent de specificaties niet. Dan vraag je de AI: geef voorbeelden hoe ik deze dienst het beste inplan."

Van een inkoopfactuur die automatisch aan de kostenplaatsen van een klant wordt gekoppeld tot spraakgestuurd plannen vanuit de schoonmaakbus ("Siri, Pietje is ziek, zet Samira erop") — overal waar schoonmaakbedrijven handelingen doen in de software, kijkt Klien IT of AI het kan oplossen. Het doel is niet om de mens te vervangen, maar juist om ruimte te maken voor het menselijke.

Dus je maakt het digitale slimmer, om het menselijker te maken?

"Exact. In de schoonmaak heb je veel cowboys, maar juist de grote groep zijn mooie bedrijven — leden van een branchevereniging en bedrijven met een keurmerk die bewust zijn van hoe je moet acteren. Als zij nog meer kunnen inzetten op persoonlijk contact, maken ze het onderscheid. Daar geef je de branche een boost."

Voor de opdrachtgever betekent dat meer continuïteit en minder miscommunicatie — schoonmaakschema's die beter worden opgevolgd — en vooral meer transparantie. Via een koppeling met een tool als TranspaClean ziet de opdrachtgever niet alleen dat het schoonmaakbedrijf komt, maar ook wat er echt gebeurt. 

De praktijk zetten we open en maken we transparant.

De wedstrijd verlies je in Excel

Waar staat de sector over vijf jaar? Antonio is voorzichtig — vijf jaar is lang én kort tegelijk. "Klien IT bestond vijf jaar geleden niet eens." Hij verwacht meer cobots (robots waar je mee samenwerkt), maar nog geen volwaardige schoonmaakrobots: schoonmaken is een motorisch gevoelig vak, met al die hoekjes en gaatjes. AI daarentegen zal volgens hem volledig vervlochten raken met de sector.

Tot slot de vraag die er voor veel ondernemers echt toe doet. 

Wat geef je iemand mee die nu nog alles in Excel draait?

"Wees kritisch naar jezelf, en wees je bewust van wat het met je bedrijf doet als je zo doorgaat. Ontwikkelingen in software zijn momenteel zo baanbrekend dat je niet mee kunt als je in Excel blijft werken. Een AI op een Excel-bestand koppelen heeft niet de meerwaarde die het kan bieden.

Zorg dat je bedrijf gedigitaliseerd en geautomatiseerd is met een goed softwaresysteem. Als de basis geregeld is en alles met elkaar spreekt, dan kun je die stap vooruit zetten. Doe je dat niet, dan wordt het gat op een gegeven moment te groot en kun je als bedrijf niet meer mee."

Dat is misschien wel de kern van digitaliseren in de schoonmaak. Het gaat niet om de mooiste tool of de nieuwste AI-functie. Het gaat om een basis die op orde is, zodat je bezig kunt zijn met waar het echt om draait:

Schone gebouwen en de mensen die ze schoonmaken. 

Wie die basis blijft uitstellen, verliest volgens Antonio de wedstrijd nog voordat die goed en wel begonnen is.

Behind the Building is de interviewreeks van Facility Finder, waarin we experts uit de facilitaire sector aan het woord laten over wat er écht speelt in en om het gebouw.